Правила деловой переписки

Деловая переписка, несмотря на развитие современных коммуникационных технологий, была и остается главным средством для переговоров между фирмами. Причиной того служит официальность и возможность использования данных переписок в качестве приложения к письменным договоренностям и соглашениям. Деловое письмо как инструмент бизнеса имеет ряд своих особенностей. Перед тем, как писать деловые письма, вы должны изучить правила деловой переписки.

Во-первых, деловое письмо следует писать на фирменном бланке организации. В том случае, если у вас нет такого бланка, то оптимальным вариантом является чистый лист формата А4. На нем необходимо указать название вашей компании и контактные данные – адрес и телефон. Иногда для удобства контрагентов указываются реквизиты: ИНН, КПП, данные о расчетном счете.

Следующее правило ведения деловой переписки, которого придерживается большинство бизнесменов, — это краткость изложенной в письме информации. Идеальной, по мнению специалистов, является длина сообщения в 1-2 страницы. Для разделения абзацев в тексте чаще всего используется двойной интервал, либо красная строка. В то время как строки основного текста разделены одинарным интервалом.

Сам бланк оформляется следующим образом:

• Наверху слева следует указать номер письма, зарегистрированный в организации-отправителе, то есть у вас, и дату его написания.
• Наверху справа указывается имя и должность адресата, название его организации, дополнительно можно указать адрес места назначения письма.
• По центру желательно кратко указать тему письма (заявление, поздравление, коммерческое предложение и т.д.)

Содержание письма, как правило, начинается с обращения к адресату. Здесь уместно использовать прилагательные «уважаемый» или «уважаемая». Нежелательным считается использование сокращений. Например, «г-н» вместо «господин».

Раскрытие сути письма должно уместиться в первые два предложения. Деловые люди очень дорожат временем друг друга. Поэтому постарайтесь не нагружать текст своего письма различными эмоциями и профессиональными терминами.

Завершив написание делового письма, обязательно прочитайте его еще раз, представив себя на месте получателя. Так, вы сможете понять, какие еще коррективы можно будет внести в него. Зная правила ведения деловой переписки, вы обеспечите ее успех!